S’il est un document qui donne des cheveux blancs aux employés et aux employeurs, c’est le certificat de travail. Mal-aimé, il n’en demeure pas moins un incontournable du marché du travail helvétique, même si beaucoup de personnes sont encore incertaines de la marche à suivre pour le rédiger. Experts du droit du travail et des assurances sociales et coauteurs de l’ouvrage Le certificat de travail en Suisse; de son élaboration à sa remise: conseils, bases légales et règles utiles, Katja Haunreiter, Jean-Michel Bühler et Jean Lefébure nous dévoilent cinq éléments à éviter, avec explications à l’appui.

Jean Lefébure, formateur, consultant en management et en gestion des ressources humaines. © Photo Olivier Maire

Katja Haunreiter, professeure de droit en HES-SO, spécialiste en droit du travail et titulaire d’un brevet fédéral en assurances sociales. © Photo Olivier Maire

Jean-Michel Bühler, avocat spécialisé en droit du travail et des assurances sociales. © Photo Olivier Maire

Les formules à exclure

1. Monsieur ou Madame X nous quitte libre de tout engagement

Cette précision ne regarde absolument pas l’employeur potentiel, comme nous l’explique Katja Haunreiter: «imaginez que je quitte mon ancien employeur en bons termes, par exemple des suites d’un déménagement, et que je doive encore lui rembourser une redevance de formation. Cette information ne regarde que lui et moi, car elle n’a aucune incidence sur un nouvel engagement».

2. Monsieur ou Madame X se donnait beaucoup de peine/ s’efforçait de/ nous a donné entière satisfaction quand il ou elle allait bien…

«La jurisprudence est claire sur le sujet: les formulations inutilement dépréciatives n’ont pas leur place dans un certificat de travail», rappelle Jean-Michel Bühler. Dès lors, les informations qui pourraient nuire à l’ancien employé ne doivent pas être mentionnées. Toutefois, comme le précise Jean Lefébure, la règle générale de bienveillance est clairement limitée par la nécessité de fournir des informations véridiques: «dans le cas de fautes professionnelles graves, comme un détournement d’argent ou un harcèlement vis-à-vis d’un ou d’une collègue, l’employeur se doit de fournir un document conforme à la réalité. Dans le cas contraire, il lèse le futur employeur et peut faire l’objet de poursuites». Le rédacteur se doit de conjuguer bienveillance et authenticité afin de fournir un bilan honnête du travailleur. À lui d’évaluer si «un comportement inadéquat» peut être omis ou doit, au contraire, être mentionné et de quelle manière.

3. Monsieur ou Madame X nous quitte de son plein gré/ d’un commun accord

Les précisions de type «nous quitte de son plein gré» ou «d’un commun accord» sont également à bannir. La première formule sous-entend que l’employé a démissionné, la seconde que l’employeur l’aurait licencié s’il n’était pas parti. Or, comme l’explique Jean Lefébure: «les motifs de résiliation ne regardent que l’employé et l’employeur dans le cadre du contrat qu’ils ont signé et en aucun cas un tiers. De telles informations peuvent prétériter la personne dans sa future recherche d’emploi, elles sont donc à proscrire.» On peut toutefois, avec l’accord de l’employé, admettre quelques exceptions comme dans le cas d’un licenciement économique ou lorsqu’un engagement à durée déterminée prend fin.

Les formules à éviter

4. Mentionner la nationalité ou l’origine

Lieu commun, pourtant litigieux: la nationalité. «S’il était habituel de le préciser par le passé, elle n’est de loin plus nécessaire», assure Jean-Michel Bühler. Outre les discriminations qu’elle peut impliquer, cette précision expose au risque de rédiger un document non conforme, comme nous l’explique Katja Haunreiter: «prenons le cas d’une personne de nationalité allemande, ou autre, sur le point de se faire naturaliser: il est donc possible que le certificat de travail portant la mention de sa nationalité allemande soit erroné».

5. Mentionner le taux de travail

Enfin, quid du taux de travail? Selon nos trois experts, il n’a pas à figurer dans le document. «À nouveau, avance Katja Haunreiter, ce type d’informations peut mener à de mauvaises interprétations, par exemple ‘cette personne ne peut travailler qu’à un taux de travail réduit’.» De plus, la majorité des postes à temps partiel étant encore occupés par des femmes, une telle information est susceptible de les désavantager dans le processus de recrutement.

Malgré ces recommandations, les auteurs reconnaissent que la rédaction d’un certificat de travail est un exercice difficile. Comme le relève Jean-Michel Bühler, «nombreux sont ceux qui souhaitent honnêtement bien faire, mais ne savent pas comment. D’où les difficultés qui en découlent». Selon eux, il en va de même pour les fameuses «formules codées»: «avant de savoir si code il y aurait, déclare Katja Haunreiter, il faudrait être certain que tant le rédacteur que le ‘lecteur’ se réfèrent bien à la même grille, et c’est là qu’il y a une énorme marge d’erreur».

Ils rappellent également que l’employeur est dans l’obligation de délivrer un certificat de travail, tandis que l’employé, de son côté, peut demander des révisions jusqu’à ce que le document lui convienne. Il appartient alors à l’employeur d’accepter ou de refuser de procéder aux modifications requises. Si le désaccord subsiste, l’employé garde toujours la possibilité d’utiliser la voie judiciaire.

Un dernier conseil? «L’art du certificat de travail réside dans le fait de dresser un bilan à la fois véridique et bienveillant, précise Jean-Michel Bühler. Si le rédacteur garde cet impératif à l’esprit, il n’y a aucune raison pour que le certificat ne donne pas satisfaction de part et d’autre.»